Una reunión altamente productiva o cómo reunirse bajo criterios 80/20
Muchos de nosotros en más de alguna oportunidad nos hemos encontrado cerca o incluso hemos sufrido en carne propia el mal de la "reunionitis".
Nunca he visto una definición clara acerca de en qué consiste este mal, pero si me apuran un poco, podría hacer mi propia definición de la "reunionitis":
"Es un mal de carácter organizacional, que se produce principalmente en grandes empresas, donde sus integrantes han perdido el norte de su función y objetivos a lograr. Dichas personas tienen tendencia a agruparse periódicamente con otras que sufren un mal similar, en eventos llamados reuniones."
Supuestamente el criterio profesional nos dicta el cómo hacer una reunión, pero las empresas altamente productivas se han visto en la necesidad de normar estas actividades. Algunas de sus recomendaciones son:
La reunión no debe durar más de 90 minutos.
Tiene hora de inicio y hora de término.
Se agendan preferentemente en la mañana.
Se invita sólo a quienes sea estrictamente necesario.
Se definen con anterioridad los contenidos a revisar.
Se lleva minuta y se acuerda el seguimiento de las tareas.
Se generan compromisos: quién, qué hace y para cuándo.
Una minuta clásica de estas reuniones debiese contar con la siguiente información:
Número de minuta.
Tema de la reunión.
Fecha de la reunión.
Fecha próxima reunión.
Asistentes.
Resumen de compromisos.
Estado de avance de los compromisos.
Responsable de los compromisos.
Se sugiere que el responsable de hacer la minuta la haga inmediatamente al término de la reunión y la despache por mail en el acto, a fin de que permita a los responsables de cada tema avanzar en sus tareas y no argumentar posteriormente, que no lo ha hecho por culpa del secretario.
Fuente: Castro Figueroa, Mauricio. Director Hkmk Consultores.
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