Reducción de costos utilizando el Principio 80/20
Todas las técnicas para reducir costos utilizan tres conceptos del 80/20: la simplificación, a través de la eliminación de la actividad improductiva; la concentración, sobre los pocos impulsores clave del mejoramiento, y la comparación del rendimiento.
No emprenda todo con el mismo esfuerzo. ¡La reducción de costos es algo costoso!
Identifique las áreas (quizá sólo el 20% de las operaciones totales) que tengan mayor potencial para reducir costos. Concentre en ellas el 80% de sus esfuerzos.
Al reducir los costos o elevar la calidad del producto y del servicio, recuerde sobre todo que los costos iguales no conducen a una satisfacción equivalente del cliente. Una pequeña proporción de los costos es sumamente productiva; pero la mayor parte de ellos tienen escasa o ninguna relación con lo que los clientes valoran. Identifique, acumule y multiplique los pocos costos productivos, y libérese del resto.
El caso de una editora de libros
Imagine que usted dirige una compañía editorial de libros y sus costos están un 30% por sobre el presupuesto. Su gerente de producción le dice que existen mil y una razones para el desbordamiento: a veces los autores están atrasados con el manuscrito, otras veces los correctores de prueba o los compiladores del índice necesitan más tiempo que el previsto, en muchos casos el libro es más largo que lo planeado, los diagramas y figuras a menudo requieren una corrección y existen muchas otras causas especiales.
Algo que usted puede hacer es reservarse un período de tiempo, digamos tres meses, y examinar cuidadosamente las causas del desbordamiento de los costos de impresión. Debería anotar la principal razón para cada desbordamiento. Los resultados podrían ser los siguientes:
En el cuadro anterior, veíamos los tipos de errores que causaban el desbordamiento de los costos, la cantidad de veces que en la muestra se observó su ocurrencia, el porcentaje de casos que cada tipo de causa significaba y el porcentaje acumulativo.
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En la gráfica anterior podemos apreciar que tres de los quince problemas (exactamente el 20%) causan casi el 80% del desbordamiento de los costos. La línea acumulativa se aplana rápidamente después de quinta causa, lo cual indica que se ha alcanzado las "muchas causas triviales".
Las tres principales causas se relacionan con los autores. La editorial podría resolver este problema incluyendo una cláusula en el contrato de los autores, donde los haga responsables por todos los costos de impresión adicionales, causados por ellos al retrasarse o hacer demasiadas correcciones. Un pequeño cambio como éste eliminaría el 80% del problema.
Fuente: Koch, Richard. El Principio del 80/20, adaptación elaborada por Hkmk Consultores.
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